Reuniões mal-conduzidas

23-07-2024

por Mário H. Noronha

Tópico deste conteúdo: Como reuniões mal-conduzidas contribuem para uma comunicação pobre num contexto organizacional

A quem pode interessar ler: profissionais e organizações


Neste quarto texto deste mês, iremos abordar a má condução de reuniões, um dos fatores que pode contribuir para uma comunicação pobre num contexto organizacional.

Reuniões mal-conduzidas podem ser caracterizadas por não terem agendas, objetivos ou ações de acompanhamento claros, o que contribui para desperdiçar tempo e, além disso, não facilitam a comunicação, nem a tomada de decisões eficazes.

Como resultado, são criadas ineficiências por via dessa comunicação deficiente, que resultam em custos operacionais mais elevados. E porquê? Porque existe perda de tempo, necessidades de supervisão adicional e, ainda, custos associados à correção de erros.

"Como líder, deve conduzir, consistentemente, uma comunicação eficaz. As reuniões devem ser deliberadas e intencionais – o seu ritmo organizacional deve valorizar o propósito em vez do hábito e a eficácia em vez da eficiência." - Chris Fussell

Uma possível solução será investir em programas de formação, mais concretamente investir na formação de competências de comunicação para colaboradores de todos os níveis. Uma comunicação eficaz é uma competência que pode ser desenvolvida e melhorada, algo que beneficia, tanto os colaboradores individualmente considerados, como a organização em termos coletivos.

Nessa caminhada, rumo à melhoria da comunicação organizacional, é importante haver consciência de resistências à mudança. Alguns colaboradores - habituados a determinados estilos ou tecnologias de comunicação - podem resistir às mudanças introduzidas para melhorar a comunicação, dado que podem manter a preferência por métodos que lhes sejam mais familiares, em detrimento de métodos novos e potencialmente mais eficazes.

Reuniões e outros formatos estruturados de comunicação, contribuem para uma adaptabilidade melhorada, porque as organizações, com fortes práticas de comunicação, podem adaptar-se mais rapidamente às mudanças e aos desafios, garantindo que se mantêm resilientes perante as adversidades.


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Nota do autor: este texto expressa uma perspetiva pessoal enquadrada dentro de alguns parâmetros, não é um artigo científico, de natureza médica, prescritiva ou vinculativa. Também é importante notar que não se pretendeu fazer uma análise exaustiva, no futuro haverá novos textos que abordarão outras formas de olhar para estes mesmos tópicos.

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